Seriendruck parallel mit OS X und Windows
Der Seriendruck unter macOS und Windows ist eine der am meisten verwendeten Funktionen in Office-Paketen, längst nicht mehr nur im Büro. Auch für private Angelegenheiten wie Rundschreiben ist er inzwischen unverzichtbar. Büro, privat – ein Rechner, mehrere Rechner. Unterschiedlich fällt der Seriendruck bei verschiedenen Office-Versionen für verschiedene Betriebssysteme aus.
Die folgende Anleitung ist weniger ein „Howto“ für Unerfahrene, die den Seriendruck entdecken wollen – vielmehr sollen die Unterschiede speziell für Anwender beider Office-Versionen für die Betriebssysteme OS X (Microsoft Office:Mac 2011) und Windows (Microsoft Office 2013) erklärt und aufgezeigt werden, um synchrones Arbeiten zu erleichtern.
Der Seriendruck
Unter Windows und Microsoft Office 2013 beginnt der Seriendruck im Menüband unter Sendungen.
Unter OS X und Office 2011 hingegen ist er nicht im Menüband zu finden. Wer nach einem Menüpunkt „Sendungen“ sucht, sucht vergebens. In Office 2011 auf dem Mac gibt es diesen Begriff nicht, hier gibt es den Seriendruck-Manager. Zu finden ist er im Programm-Menü unter dem Punkt Extras. Warum Microsoft in beiden Versionen, die funktional größtenteils gleich ausgestattet sind (es gilt auch die einzelnen Versionen wie ‚Home&Student‘, ‚Professional‘ etc. zu unterscheiden), solche gravierenden Unterschiede macht, ist unklar.
Geöffnet sieht der Seriendruck-Manager so aus.
Erster Schritt
Als erster Schritt muss bei beiden Office-Versionen ausgewählt werden, was gemacht werden soll. In den Menüs sind neben Briefdruck auch noch andere Optionen gegeben, zum Beispiel der Druck von Briefumschlägen, oder Etiketten. Wir wählen Serienbriefe.
Unter Windows beginnt der Schritt im Menübandpunkt Seriendruck starten, hier muss „Briefe“ ausgewählt werden. Am Mac wird Neu erstellen und „Serienbriefe“ ausgewählt. Nach dem das festgelegt wurde, folgt der zweite Schritt: Auswahl der Datenquelle.
Die Datenquelle ist eine Excel-Datei, sehr viel umständlicher lässt sich diese aber auch in Word erstellen. Es besteht kein Bedarf, die Datenquelle in Excel zu formatieren, wichtig ist nur, dass die erste Zeile die Definition, also die Bezeichnung „Anrede“, „Name“ etc. enthält.
Die Quelle muss mit dem Dokument in Word verlinkt werden. Im Menüband unter „Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden“ (Windows) bzw. im Manager unter „Liste erstellen > Datenquelle öffnen“ (Mac). Bei beiden Betriebssystemen öffnet sich nun ein Auswahlfenster, in dem die Datendatei ausgewählt werden muss.
Wenn die Datenquelle ausgewählt und geöffnet wurde, kann sofort begonnen werden, die in der Quelle angelegten Felder in das Word-Dokument einzufügen.
Unter Windows kann durch den Menübandpunkt „Seriendruckfeld einfügen“ ausgewählt werden, welche der Auswahlmöglichkeiten aus der Datenquelle eingefügt werden wollen.
Auch am Mac können im Manager die Auswahlmöglichkeiten eingefügt werden, hier einfach die Punkte mit dem blauen Stern durch Drag&Drop in das Dokument an die entsprechende Stelle ziehen.
Die Anrede
In einem Serienbrief darf natürlich auch die Anrede nicht fehlen. Hier müssen wir zu einer Regel greifen. Unter Windows im Menüband (Button „Regeln“) muss die benötigte „Wenn, dann, sonst„-Funktion gewählt werden. Am Mac ist die Funktion im Punkt 3 des Managers unter dem Reiter „Weitere“ zu finden. Hier erweist sich der kleine, kompakte Mac-Manager als am hilfreichsten, die Schritte sind klar und übersichtlich durchnummeriert.
Stellen wir uns die Funktion logisch vor: WENN im Feld „Anrede“ gleich „Frau“ (=Frau) steht, <b<dann< b=““>soll „Sehr geehrte Frau“ als Anrede dort stehen. Steht dort aber nicht „Frau“, soll (SONST) „Sehr geehrter Herr“ eingefügt werden.
WENN Frau, DANN: „Sehr geehrte Frau“. SONST: „Sehr geehrter Herr“.
Alternativ würde das Baukastensystem hier nicht funktionieren, höchstenfalls könnte die Anrede bis auf die Namen nur von Hand eingegeben werden. Bei vielen Briefen wäre es ein Unding, alles manuell einzufügen.
Die Datenquelle ist verlinkt, die Seriendruckfelder sind eingefügt, nun müssen die Daten unter Windows mit dem entsprechenden Button im Menüband zusammengeführt werden.
Am Mac kann sofort gedruckt werden, die zusammengeführten Daten können mit dem Piktogramm-Button daneben auch in einem neuen Dokument ausgegeben werden.
